Datenschutz

Datenschutz für die App Q4pilot

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten die App Q4pilot für iOS und Android verarbeitet. Q4pilot und Q4 Cockpit sind zwei Zugänge zu derselben Anlage: Q4pilot ist der mobile Zugang, Q4 Cockpit der Zugang am Arbeitsplatz (Windows-Programm und Browser). Was dort verarbeitet und auf dem Rechner gespeichert wird, steht in der Datenschutzerklärung für Q4 Cockpit. Für die Nutzung beider Apps gelten unsere Nutzungsbedingungen, für den Besuch unserer Website zusätzlich die allgemeine Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Q4 media AG
Röntgenstr. 9
66763 Dillingen/Saar, Deutschland
Telefon: +49 6831 76885-0
E-Mail: info@q4m.de

2. Wofür die App da ist

Q4pilot ist der mobile Zugang zu einer Telefonanlage, die wir für Ihren Arbeitgeber oder Auftraggeber betreiben. Die App ist kein eigenständiges Angebot: Sie können sie nur mit einem Zugang nutzen, den die Administration Ihres Unternehmens für Sie anlegt. Eine Registrierung in der App gibt es nicht.

Rollenverteilung: Für die Telefonie-Daten der Beschäftigten ist in aller Regel das Unternehmen der Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Wenden Sie sich für Auskunft oder Löschung deshalb bitte zuerst an die Ansprechperson in Ihrem Unternehmen — Sie können sich aber auch direkt an uns wenden, wir leiten Ihr Anliegen weiter.

3. Welche Daten die App verarbeitet

  • Kontodaten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Ihre Durchwahl und die Firmenzugehörigkeit. Zweck: Anmeldung und Zuordnung Ihrer Nebenstelle.
  • Verbindungsdaten: Rufnummer der Gegenstelle, Richtung, Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis eines Anrufs (angenommen, verpasst, weitergeleitet). Zweck: Anrufliste, Rückruffunktion und der Nachweis der erbrachten Telefonie-Leistung.
  • Push-Token und Geräte-Kennung: eine von Apple bzw. Google vergebene Kennung Ihres Geräts. Zweck: das richtige Gerät zum Klingeln zu bringen, wenn ein Anruf eingeht. Ohne diese Kennung kann die App bei gesperrtem Bildschirm nicht klingeln.
  • Gesprächsinhalte: Sprache wird verschlüsselt zwischen Ihrem Gerät und unserer Anlage übertragen und nicht gespeichert. Eine Aufzeichnung findet nur statt, wenn Ihr Unternehmen sie ausdrücklich beauftragt und aktiviert hat; darüber werden die Gesprächsteilnehmer dann gesondert informiert.
  • Türsprechstelle: Klingelt jemand an einer angebundenen Sprechstelle, ruft die App deren Kamerabild ab, solange der Anruf läuft. Das Bild wird nur angezeigt, nicht gespeichert.
  • Nachrichten: Inhalte und Metadaten interner Nachrichten. Ist der WhatsApp-Baustein für Ihr Unternehmen gebucht, laufen ein- und ausgehende Nachrichten zusätzlich über die Systeme von Meta (siehe Nummer 5).
  • Anmeldung per QR-Code: Um sich ohne Passworttipperei anzumelden, können Sie einen QR-Code abfilmen, den Q4 Cockpit am Arbeitsplatz anzeigt. Das Kamerabild wird dabei ausschließlich im Gerät ausgewertet und nicht übertragen oder gespeichert; übermittelt wird nur der ausgelesene Einmal-Anmeldeschlüssel. Er ist zwei Minuten gültig und genau einmal einlösbar.

Nicht verarbeitet werden: Standortdaten, Werbekennungen, Nutzungs- oder Diagnosestatistiken. Es findet kein Tracking statt, weder für eigene Werbung noch für Dritte, und es sind keine Analyse- oder Werbe-Bausteine eingebunden.

4. Berechtigungen auf dem Gerät

  • Mikrofon: zwingend für das Telefonieren.
  • Mitteilungen: für eingehende und verpasste Anrufe.
  • Kamera: ausschließlich zum Abfilmen des Anmelde-QR-Codes. Ohne diese Freigabe funktioniert nur die Anmeldung mit Zugangsdaten; alle übrigen Funktionen bleiben unberührt.
  • Hintergrundbetrieb: die App hält im Hintergrund eine Verbindung zur Telefonanlage bzw. wartet auf Anruf-Benachrichtigungen. Ohne das klingelt das Telefon nicht, wenn die App geschlossen ist.

5. Push-Benachrichtigungen und Übermittlung an Dritte

Damit Ihr Gerät bei einem Anruf klingelt, senden wir eine Benachrichtigung über den Dienst des jeweiligen Betriebssystem-Herstellers:

  • Apple Push Notification service (Apple Inc., USA) für iOS
  • Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) für Android

Übermittelt werden dabei die Geräte-Kennung sowie Name und Rufnummer der anrufenden Person, damit die Anrufanzeige gefüllt werden kann. Beide Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb einer funktionsfähigen Telefonie).

Je nachdem, welche Bausteine Ihr Unternehmen gebucht hat, sind weitere Dienstleister eingebunden:

  • Hetzner Online GmbH (Rechenzentren Deutschland/Finnland) — Betrieb unserer Server, ausschließlich EU.
  • Anthropic PBC (USA) — Sprachmodelle für Gesprächsnotizen, Zusammenfassungen und Textvorschläge.
  • Deepgram, Inc. (USA) — Umwandlung von Sprache in Text, etwa für Transkription oder eine KI-Telefonassistenz.
  • ElevenLabs, Inc. (USA) — künstliche Sprachausgabe einer KI-Telefonassistenz.
  • Meta Platforms Ireland Ltd. — nur bei gebuchtem WhatsApp-Baustein, für Zustellung und Empfang dieser Nachrichten.

Übermittlung in die USA: Für die genannten Anbieter außerhalb der EU stützen wir die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen, soweit nicht ohnehin ein Angemessenheitsbeschluss greift. Trotz dieser Maßnahmen lässt sich ein Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausschließen. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; bucht Ihr Unternehmen die KI-Funktionen ab, findet die zugehörige Übermittlung nicht statt.

6. Wo die Daten liegen und wie lange

Konto- und Verbindungsdaten liegen auf unseren Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Rechenzentren Deutschland/Finnland innerhalb der EU) — nicht auf Servern der App-Store-Betreiber.

  • Verbindungsdaten (Anrufliste): in der Voreinstellung 90 Tage, sofern Ihr Unternehmen keine andere Aufbewahrung vereinbart hat.
  • Push-Token: bis zur Abmeldung des Geräts, spätestens wenn der Push-Dienst den Token als ungültig meldet.
  • Kontodaten: für die Dauer des Zugangs; danach werden sie gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
  • Sprachnachrichten (Anrufbeantworter): bis Sie sie löschen, längstens entsprechend der mit Ihrem Unternehmen vereinbarten Aufbewahrung.

7. Konto und Daten löschen

Da Zugänge nicht in der App entstehen, können sie dort auch nicht selbst gelöscht werden. Zur Löschung Ihres Zugangs und der zugehörigen Daten wenden Sie sich bitte an die Administration Ihres Unternehmens oder schreiben Sie uns an info@q4m.de. Wir setzen die Löschung nach Bestätigung durch das Unternehmen um.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zuständig für uns:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken
www.datenschutz.saarland.de

9. Kontakt

Fragen zum Datenschutz in der App beantworten wir unter info@q4m.de oder telefonisch unter +49 6831 76885-0.

Stand: 02.09.2026